Jokainen on tainnut koulussa oppia lyhenteiden käyttämisen perussäännön: kirjoita ensimmäisellä käyttökerralla lyhenteen merkitys auki, jotta lyhenne tulee tutuksi lukijoille. Tosin aivan tutuimpia ja yleisesti tunnettuja lyhenteitä ei tarvitse tekstissä selittää eli sellaisia kuin ”jne.” tai ”tms.”.
Yleisesti tunnetuiksi lyhenteiksi mielletään usein myös tutut instituutiot, kuten Kela, EU ja YK. Mikään ei kuitenkaan estä kirjoittajaa avaamasta tällaisten lyhenteiden merkitystä ensimmäisellä esiintymiskerralla. Tämä palvelee osaa lukijoista ja estää väärinymmärryksiä.
Toinen perussääntö lyhenteissä on se, että lyhenteen pitäisi oikeasti säästää tilaa eli lyhentää tekstiä. Esimerkiksi euron kirjainlyhenne ”e” ei säästä kovin paljon tilaa, jos sitä pitää taivuttaa: ostin 3 e:lla/eurolla. Sen sijaan Kansainvälisestä olympiakomiteasta käytettävä lyhenne KOK vähentää merkkimäärää jo huomattavasti ja sujuvoittaa tekstiä.
Lyhenteen taivuttaminen voi aiheuttaa päänvaivaa, ja tällöin voi olla varmempaa kirjoittaa koko sana auki lyhenteen käytön asemesta. Lukeminen nimittäin hankaloituu, jos lyhennettä ei ole taivutettu oikein. Jotkin sanat voi korvata yleisesti tunnetulla merkillä varsinaisen lyhenteen asemesta. Tällaisia ovat esimerkiksi prosenttimerkki ja valuuttamerkit.
Ammattikielessä lyhenteet voivat helpottaa viestintää, jos kaikki tuntevat lyhenteiden merkityksen. Yhdellä lyhenteellä voi kuitenkin olla monta merkitystä, minkä vuoksi lyhenteitä käyttäessä tulee huomioida, kenelle on viestimässä – kollegalle vai maallikolle. TT on sairaanhoitajalle tietokonetomografia, lakimiehelle työtuomioistuin ja somettajalle TikTok, mutta maallikolle se voi olla silkkaa hepreaa, jos asiayhteys ei ole selvä.
Lyhenteitä käyttämällä on helppo saada ihmiset tuntemaan olonsa ulkopuolisiksi, ja harvoin viestinnällä on tällainen tavoite. Erityistä huomiota kannattaa kiinnittää lyhenteisiin, jotka on lainattu vieraasta kielestä. Osa tällaista lyhenteistä on voinut vakiintua suomen kieleen (esim. AIDS), mutta osa voi olla tuttuja vain rajatulle ryhmälle (esim. CAL/KAL). Lyhenteitä kannattaa siis käyttää harkiten ja aina mahdollisimman selvästi.